La rentrée de septembre est une période clé pour la plupart des entreprises. C’est un moment où la planification stratégique et l’orientation pour l’année à venir sont définies. Organiser un séminaire de rentrée peut alors s’avérer être un véritable atout pour commencer la nouvelle année sur les chapeaux de roues. C’est une excellente occasion pour les équipes de se reconnecter après une longue pause estivale, de se mettre à jour sur les projets en cours et de se préparer pour les nouveaux objectifs. En plus de cela, il permet de renforcer les liens entre les collaborateurs, de consolider la culture d’entreprise et de promouvoir la motivation et l’engagement. En organisant un séminaire de rentrée, vous montrez à votre équipe que vous vous souciez de leur bien-être, de leur développement et de leur réussite !
Le succès d’un séminaire de rentrée repose cependant essentiellement sur l’anticipation de son organisation. D’autant plus lorsque l’événement est organisé au retour des vacances d’été, il est impératif que toute la conception et l’organisation de celui-ci soit déterminée avant votre départ en congés. De ce point de vue, le mois de mai est le moment idéal pour commencer à travailler sur la conception et pour entrer en contact les différents prestataires.
Les étapes clés de l’organisation de votre séminaire de rentrée :
La conception de votre séminaire débute par la définition des objectifs et le format de votre événement. Est-ce un séminaire de travail axé sur la planification stratégique ? Ou plutôt une journée d’intégration et de cohésion d’équipe ? Vous devez vous poser ces questions car ce sont des éléments qui vous permettront d’orienter les choix de l’organisation.
La seconde étape consiste à déterminer si vous souhaitez faire appel à une agence événementielle pour l’organisation de votre séminaire, ou si vous préférez l’organiser en interne. À ce moment du processus, il est important de ne pas sous-estimer le temps et le budget que la conception d’un événement en interne peut engendrer. D’autant plus lorsque l’on sait que les prestations d’une agence événementielle ne représentent pas des coûts très élevés et peuvent être rapidement amortis par les tarifs négociés et le temps gagné !
Qu’importe le choix que vous ferez à l’étape précédente de la conception de votre séminaire, vous aurez ensuite à définir le lieu et la date de votre événement. Les critères de choix peuvent être nombreux : accessibilité, capacité, commodités, activités sur place, etc. N’oubliez pas également de tenir compte de la période de l’année pour éviter les conflits d’agenda et les tarifs élevés.
Vient ensuite le moment de définir le programme de l’événement en fonction des objectifs et des attentes de l’entreprise. Il est important que vous prévoyiez des moments de convivialité, de team-building et des ateliers pour impliquer vos collaborateurs et favoriser leur motivation. Il est également crucial de prévoir un service de restauration de qualité adapté au ton que vous souhaitez donner à votre événement. Si celui-ci vise à consolider la cohésion et la bonne-entente des équipes, est-ce pertinent de faire appel à un chef 5* qui élaborera des mets gourmets, ou vaut-il mieux opter pour des moments de restauration conviviaux comme une paëlla ou un barbecue ? A vous de choisir !
Enfin, il est important de prévoir la phase avale de l’événement, en créant un document d’évaluation qui permettra aux participants de faire un retour sur leur expérience. Leurs réponses pourront vous servir à mesurer l’impact que le séminaire a eu sur les équipes et déterminer les pistes d’amélioration pour les prochaines éditions.
Vous avez dorénavant toutes les cartes en main pour organiser vous-même ou avec l’aide d’une agence événementielle votre séminaire de rentrée. N’oubliez pas que celui-ci s’avère être un moment important pour l’entreprise et doit être anticipé pour être réussi. À bientôt !
